Mükemmel Proje Takımlarının Zorlu Yolculuğu…
Proje takımlarımızı mükemmelleştiren ve böylece paydaşlarımız için maksimum değeri en verimli şekilde üretebilmemizi sağlayan en önemli unsur nedir?
Bu soruya yanıt bulma hedefi ile yürütülen “Google Aristotle” projesinin sonuçları, New York Times Magazine’de, 25 Şubat 2016 tarihinde yayımlandı.
Charles Duhigg tarafından kaleme alınan makalenin başlığı “Google’ın Mükemmel Takımı Oluşturma Arayışından Öğrendikleri”. Çalışanların tek başlarına yapabileceklerinden çok daha fazlasını takımların başarabileceğine inanan Google, Aristo’nun “bütün, parçaların toplamından daha fazlasıdır” sözüne ithafen, projeyi “Google Aristotle” olarak isimlendirmiş. 1
Projelerimizin hayata geçmesi için, takımlarımızın birlikte ve iş birliği içinde çalışmasına ihtiyaç duyarız. Takımlarımız, projemizin kapsamına göre farklı farklı uzmanlık gruplarından oluşturulur; deneyimleri, yaşları, meslekleri, karakterleri, değerleri, yani insan olma halleri de kendilerine özgüdür. Aslında proje yönetmek demek bu çeşitliliği de yönetmektir, işin en zorlu kısmı da genellikle budur. Takımlarımızdaki çeşitliği yönetebilmek.
Projelerimizin tüm aşamalarında hem takım üyelerinin birbirine hem de takımların diğer takımlara bağımlılıkları vardır. Kapsamı yönetirken kısıtlı bir takvime ve bütçeye uymak zorundayızdır.
Takımlarımız bu stresli bağlamda işlerini devam ettirirken, özellikle projede sorunlar ortaya çıktığında, iş birliği ve üretkenliğin düşüşünün yanı sıra suçlamaların ve sürtüşmelerin artışına tüm projelerde belli düzeylerde tanıklık ederiz.
“Google Aristotle” projesinin sonuçlarına dönersek, takımın etkinliğini sağlayan en önemli unsurun “takımın psikolojik güvenliği” olduğu ortaya çıkmış. Google, kendi şirketi için, psikolojik güvenliği şu şekilde tanımlıyor: “Takımımızda bir hata yaparsam, bu bana karşı kullanılmaz.” 1
“The Fearless Organization” kitabın yazarı ve “psikolojik güvenlik” tanımını ortaya atan profesör Amy Edmonson ise; psikolojik güvenliği, “takım içinde samimiyete, açık sözlülüğe ve incinebilirliğe izin verildiğini hissetmektir” şeklinde tanımlıyor. Yani, “takımın üyelerinin, olumsuz sonuçlardan korkmadan risk alabilmesi, fikirlerini ve endişelerini ifade edebilmesi, soru sorabilmesi ve hataları kabul etmenin sorun olmadığına dair ortak bir inanca sahip olması.” 2
Projelerinizde sizler, psikolojik olarak güvenli hissediyor musunuz?
Mesela;
- Farklı bakış açısı sunan fikirlerinizi eleştirilmekten veya küçük düşürülmekten korkmadan ortaya koyabiliyor musunuz?
- O an aptalca bulunabileceğini düşünseniz de sorularınızı rahatça sorabiliyor musunuz?
- Takımın iyileşmeye açık yönlerini dürüstlükle ifade edebiliyor musunuz? Takım üyelerine geri bildirim vermeniz nasıl karşılanıyor? Kendinizi dışlanmış hissettiğiniz oluyor mu?
- Bireysel hatalarınızdan rahatlıkla bahsedebiliyor musunuz? Cezalandırma korkunuz olmadan…
- Projenin bir yöneticisi masanıza yaklaştığında ne hissediyorsunuz? Kaygı mı? Merak mı?
- Özellikle kriz anlarında, yardım isteyebiliyor musunuz?
- Toplantılarda fikirlerinizi söylediğinizde; ilk tepkiler size saldırı gibi mi geliyor? Yoksa fikirleriniz dinleniyor mu?
- Projede çıkan sorunlar, nasıl algılanıyor? Birilerinin suçu mu? Yoksa öğrenme fırsatı mı?
Hepimiz sosyal kimliklerimizi içinde bulunduğumuz bağlama göre ortaya koyuyoruz. Psikolojik güvenliğin olup olmadığına ilişkin bu ve benzeri soruların yanıtları; organizasyondan organizasyona, projeden projeye, takımdan takıma değişebiliyor.
Aynı çalışan; bir projede kendini rahatlıkla ortaya koyabilirken, bir diğer projede veya aynı projede bir diğer takımda kendini güvenli hissetmeyip fikirlerini söylemeyebiliyor. Hepimizin, her insanın zihin çerçeveleri benzersiz, bu durum yaşanan olayların hangi ihtiyacımızı ortaya çıkaracağı ve bu ihtiyacın hangi hisleri ve davranışları üreteceği konusunda hepimizin farklı olmasına neden oluyor. Takımlarda bir araya geldiğimizde ise, zaman zaman birbiriyle zıt düşen ihtiyaçlar, hisler, düşünceler, davranışlar olması normal hale geliyor.
Bu nedenle; mükemmel proje takımlarını oluşturmak, farkındalıklı ve sürekli bir çaba, deneyimlerden sürekli öğrenme, yeni yöntemleri denemeye cesaret etmeyi gerektiriyor.
Zorlu bir yolculuk…
Peki, proje yöneticisi iseniz bu zorlu yolculukta takımlara nasıl destek olabilirsiniz? Nasıl her bir takım için güvenli bir psikolojik ortam oluşmasını sağlayabilirsiniz?
Üç temel öneri sunabilirim size, nedenleri ile.
- Anlamı ve Birlikte Yaratılacak Değeri Odağa Koyun
Hepimiz yaptıklarımızda anlam ararız, zihinsel ve fiziksel enerjimizin boşa harcanmasından rahatsız oluruz. Anlamlı bir iş yaptığımıza inancımız, bireysel olarak kendimizi güvende hissetmemizi sağlar. Nedenimiz varsa, ne yapacağımıza ve nasıl yapacağımıza daha kolay motive olur ve harekete geçebiliriz.
Takımın birlikte anlamlı bir iş yaptığına inanmasını sağlamak bu doğamız nedeni ile kritiktir.
Bu durumu, düşünür Castoriadis: “Bir toplumu bir arada tutan şey, o toplumun anlamlar dünyasının birlikteliğidir” olarak ifade etmiş.
“Takım üyelerinin projenin yaratacağı değerin ve değerin üretilmesi için kendi vereceği katkının farkında olmasını nasıl sağlarız?” mükemmel takıma giden yolda ilk ve en önemli sorulardan biri. Bu soruyu yanıtlarken ise en önemli husus, birlikteliği sağlamak. Yani; proje kapsamının, hangi paydaşlar için ne değer üretileceğinin birlikte ortaya konması ve “neden biz bunu yapıyoruz” sorularına birlikte oluşturulmuş bir yanıtın sürekli göz önünde (mümkünse görsel olarak) olması ve gerekli görülürse birlikte yenilenmesi.
- Anlaşılır Net Hedefler Belirleyin ve Takımla Paylaşın
Takıma kendisine meydan okunduğu hissini de veren net hedeflerin belli olması önemli. Böylece, takım anlamın nasıl yaratılacağı, ne olunca proje paydaşları için değer üretmiş olacağını bilmiş olur. Gidilecek yol ne kadar anlamlı olursa olsun, yolculuğun rotası belli değilse, boşa kürek çekiyoruz hissi oluşacaktır. Bu da takım üyelerinin kendini güvende hissetmemesine kadar gidebilir.
Evet, hedefler çok da takımın kapasitesinin altında olmamalı. Diğer taraftan, tükenmeye yol açmayacak şekilde sürdürülebilir çalışmanın devam ettirilebilmesi de önemli.
Bu dengeyi sağlamak için; gerçekçi hedefleri takımla birlikte ortaya koymak, paydaşlarla etkin ve sık iletişim, önceliklerin sürekli değişmesinin önüne geçmek, işleri daha küçük ve yönetilebilir adımlarla ilerletmek, ilk akla gelen yöntemlerden.
- Sürekli Öğrenmeye Alan Açın ve Değişimi Kucaklayın
Sürekli öğrenmeye alan açabilmek için geri bildirim kültürünün yaygınlaşması kritik.
Hepimiz, yaptıklarımızı en iyi bildiğimiz yöntemle yapıyor ve iyi olduğunu varsayıyoruz. Daha iyisi nasıl olur ve şu ana dek yapılanların takımımıza, projemize etkileri ne oldu konusunda samimi geri bildirimler alma ve verme kültürünü oluşturabilmek ise en çok zorlandığımız alanlardan da biri, doğrusu.
Unutmayalım ki; hepimiz görülmek, duyulmak ve onaylanmak istiyoruz. Bu nedenle, her üyenin fikirlerinin saygı ve samimiyet çerçevesinde duyulmasını sağlamak, herkesin kendini psikolojik olarak güvende hissetmesi için olmazsa olmaz.
Sonuçta da iletişim modeli, yönetişim süreçleri ve proje kapsamı ile hedeflerini sürekli iyileştirmeyi ilke edinmemiz, daha iyiye götürecek değişim fırsatlarını kovalamamız ve değişimi kucaklama cesaretini göstermemiz gereken bir durumda bulacağız kendimizi. Sürekli öğrenme, değişime cesaret ve sürekli iyileştirme yolu…
Yol zorlu…
Yöntemler çeşitli…
Önce, birlikte ve iş birliği içinde, bağlamımızda hangi yöntemlerin bize, takımımıza, projelerimize iyi geleceğini yeni baştan keşfedeceğiz.
Her şeyin her an değiştiği bu ortamda sürdürülebilir başarı için en güvenli seçenek…
Kaynakça
1) Duhigg, Charles (2016), “What Google Learnt from Its Quest to Build the Perfect Team”, New York Times Magazine
2) Gall Amy (2023), “What is Psychological Safety”, Harvard Business Review
Hande Kayalı